Büroreinigung im Verwaltungsobjekt organisieren: Leitfaden

Was die Büroreinigung im Verwaltungsobjekt besonders macht

Ein Verwaltungsobjekt ist selten ein reines Bürohaus. In der Regel treffen hier mehrere Nutzer und Eigentümer aufeinander: gewerbliche Mieter in den Obergeschossen, Praxen oder Dienstleister im Erdgeschoss, dazu ein Eingangsbereich, den Besucher, Lieferanten und Beschäftigte täglich passieren. Genau diese Mischung macht die Büroreinigung für Hausverwaltungen anspruchsvoller als bei einem Single-Tenant-Büro, das nur eine Nutzungsart und einen Ansprechpartner kennt. Die Reinigung muss unterschiedlichen Ansprüchen gerecht werden, ohne dass die Intervalle aus dem Ruder laufen und die Kosten der Gemeinschaft unnötig steigen.

Hilfreich ist zunächst eine saubere Bestandsaufnahme. Typische Raumgruppen eines Verwaltungsobjekts lassen sich so gliedern:

• Büroräume und Besprechungsräume mit Schreibtischen, Stühlen und Schränken
• Sanitärräume mit Toiletten, Waschbecken und ggf. Duschen
• Teeküchen und Aufenthaltsräume mit stark frequentierten Kontaktflächen
• Flure, Treppenhäuser und Aufzüge als Verkehrsflächen
• Eingangsbereiche mit Publikumsverkehr und Schmutzeintrag von außen

Zweitens braucht es eine klare Sprache bei den Reinigungsarten. Die planmäßige Unterhaltsreinigung erledigt die wiederkehrenden Aufgaben wie Staubsaugen, Wischen und die Sanitärreinigung in festen Intervallen. Die Grundreinigung geht in größeren Abständen deutlich tiefer und entfernt hartnäckige Verschmutzungen und Pflegefilme, während die Sonderreinigung außerhalb des regulären Umfangs liegt, etwa nach Bauarbeiten oder bei Fassaden und Glasaußenflächen. Wer diese Abgrenzung im Leistungsverzeichnis festhält, vermeidet später Streit darüber, was im monatlichen Pauschalsatz enthalten ist und was separat zu beauftragen ist.

Für die Verwaltung bedeutet das: Sie organisiert eine Leistung, die viele Beteiligte betrifft, und braucht ein Verzeichnis, das Flächen, Frequenzen und Zuständigkeiten je Raumgruppe festlegt. Genau so arbeitet eine professionelle Büroreinigung im Verwaltungsobjekt: Objektaufnahme, Leistungsverzeichnis mit Intervallen, feste Reinigungskräfte und dokumentierte Qualitätskontrolle.

Zuständigkeiten klären: Gemeinschaftseigentum, Sondereigentum, Verwaltung

Bevor eine Position im Leistungsverzeichnis steht, sollte klar sein, wer die Fläche verantwortet und wer die Kosten trägt. Treppenhaus, Aufzug und Verkehrsflächen gehören grundsätzlich zum Gemeinschaftseigentum nach § 1 Abs. 5 WEG; ihre Reinigung ist Gemeinschaftsaufgabe und wird über den Verwaltungshaushalt abgewickelt. Die Wohnung innerhalb der Einheit samt ihrer Ausstattung ist dagegen Sondereigentum, um das sich der jeweilige Eigentümer selbst kümmert; § 14 WEG bündelt die Pflichten des einzelnen Wohnungseigentümers, etwa die Rücksichtnahme auf die Gemeinschaft.

Für die räumliche Abgrenzung ist allein die Teilungserklärung mit Aufteilungsplan maßgeblich, wie § 7 Abs. 3 und 4 Nr. 1 WEG vorgibt. Die Rechtsprechung bestätigt das immer wieder: Ein Balkon ist zwar grundsätzlich sondereigentumsfähig, doch selbst wenn die Teilungserklärung ihn dem Sondereigentum zuordnet, erfasst das nur Teile wie den Luftraum, den Innenanstrich und den Bodenbelag, während konstruktive und der Sicherheit dienende Bestandteile Gemeinschaftseigentum bleiben. Für die Praxis der Verwaltung heißt das:

• Treppenhaus, Flure, Aufzug und Eingangsbereich in der Regel Gemeinschaftsaufgabe, gereinigt auf Kosten der Gemeinschaft
• Büro- und Praxisflächen im Regelfall Sache des jeweiligen Eigentümers oder Mieters
• Abweichende Regelungen der Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung immer zuerst prüfen
• Bei Unklarheiten zur räumlichen Zuordnung den Aufteilungsplan heranziehen und den Einzelfall rechtlich prüfen lassen

Wichtig und ausdrücklich eingeschränkt: Diese Darstellung ersetzt keine Rechtsberatung. Die Zuordnung im Einzelfall hängt von der jeweiligen Teilungserklärung, etwaigen Beschlüssen und der Baupraxis des Objekts ab. Bei Streitfällen, etwa wer einen nachträglichen Einbau im Flur oder eine überstellte Fläche zu reinigen hat, sollte die Verwaltung die Verhältnisse vor Ort dokumentieren und im Zweifel fachkundigen Rat einholen, bevor sie Leistungen umlegt oder streicht.

Das Leistungsverzeichnis aufbauen: Positionen, Intervalle, Verbrauchsmaterial

Ein praxistaugliches Leistungsverzeichnis beginnt mit der Flächenaufstellung nach Raumgruppen. Je Position werden drei Dinge festgehalten: die Tätigkeit, das Intervall und die Ausführungsart, also ob feucht, nass oder gesaugt wird. Erst diese Kombination macht Angebote vergleichbar, weil jeder Bieter denselben Umfang kalkuliert. Ein öffentliches Muster-Leistungsverzeichnis der TU Dortmund für Büro- und Besprechungsräume zeigt, wie differenziert so eine Positionenliste aussehen kann:

Drei Punkte gehören zwingend dazu. Erstens die Frage, wer Verbrauchsmaterial stellt: Seifen, Papierhandtücher, Müllbeutel und ggf. Reinigungsmittel sollten im Verzeichnis einer Vertragspartei zugeordnet sein, sonst entstehen Nachforderungen. Zweitens klare Ausschlüsse: Im Dortmunder Muster heißt es ausdrücklich, dass die Reinigung der Bürotechnik nicht zum Auftrag gehört, und es hält fest, dass nur die nicht überstellten Flächen zu reinigen sind, persönliche Gegenstände auf Schreibtischen also vorher vom Nutzer frei geräumt werden müssen. Drittens die Abgrenzung nach oben: Grundreinigung, Glasaußenreinigung und Sonderleistungen werden getrennt ausgewiesen, damit Zusatzleistungen nicht unbemerkt in den laufenden Auftrag rutschen.

Reinigungsintervalle festlegen: Orientierung statt Faustregel

Intervalle lassen sich nicht aus der Schublade ziehen, sondern aus der Nutzung ableiten. Die DIN 77400 betont, dass die Frequenzen je nach Standort, Nutzungsart und Verschmutzungsaufkommen anzupassen sind, etwa weil im Winter mehr Schmutz ins Gebäude getragen wird. Übertragen auf ein Verwaltungsobjekt heißt das: Ein Empfangsbereich mit 100 Besuchern am Tag braucht andere Turnusse als ein Abstellraum, und eine Teeküche, die 20 Personen teilen, andere als eine Einzelküche.

Die DIN 77400 gibt für ihren Geltungsbereich konkrete Mindestintervalle vor. Wichtig ist der Geltungsbereich: Die Norm richtet sich an Gebäude allgemeinbildender und berufsbildender Schulen samt zugehöriger Sporteinrichtungen, nicht an Bürogebäude. Für diese Schulen sieht sie unter anderem vor:

• Verkehrsflächen im Erdgeschoss: mindestens 1 x pro Tag
• Böden der Klassen- und Verwaltungsräume sowie Flure ab dem 1. Obergeschoss: mindestens 1 x pro Woche
• Tische, Waschbecken und das Entleeren von Abfallbehältern: mehrmals pro Woche
• Türen, Lichtschalter, Schränke und Vitrinen als Oberflächen: mindestens 1 x pro Woche

Für Büros sind diese Werte nicht verbindlich. Wer die Frequenz im Leistungsverzeichnis schriftlich festhält und bei veränderter Nutzung anpasst, hat ein nachvollziehbares Regelwerk statt einer mündlichen Faustregel, etwa gegenüber Eigentümern, die kürzere Turnusse fordern, oder gegenüber Mietern, die seltener reinigen lassen möchten.

Reinigungszeiten realistisch einplanen

Wer Reinigungszeiten kalkuliert, übersieht leicht, dass die reine Reinigungszeit je Position nur ein Teil der Einsatzzeit ist. Dazu kommen Organisationszeiten, die gesondert auszuweisen sind: die Rüstzeit für Vorbereitung und Nachbereitung, die Wegzeit innerhalb des Objekts und zu Entsorgungsstellen, fachlich bedingte Stehzeiten, etwa wenn ein Boden nach der Pflege abtrocknen muss, sowie Stehzeiten, die der Auftraggeber oder Dritte verursachen. Ein Aufzug, der erst gerufen werden muss, oder ein abgeschlossener Flügel können eine ohnehin knappe Stunde auffressen.

Als Anhaltspunkt für Flächenleistungen dient die ÖNORM D 2050. Ihr Geltungsbereich ist klar zu benennen: Sie gilt in Österreich und wird dort über den Rahmenkollektivvertrag für Denkmal-, Fassaden- und Gebäudereiniger für Arbeitgeber und Arbeitnehmer verbindlich; in Deutschland dient sie höchstens als Referenz. Für Büros, Besprechungszimmer und vergleichbare Räume nennt sie folgende maximale Quadratmeterleistungen:

Diese Werte beziehen sich auf die gesamte Raumfläche inklusive verstellter Bodenflächen und sind als Obergrenze zum Schutz der Beschäftigten gedacht, nicht als Vorgabe für ein deutsches Objekt. Leistungskennziffern sind stets objektbezogen zu erheben: Schon eine kleine Änderung im Leistungsumfang, etwa ein zusätzliches Möbelstück oder ein anderer Bodenbelag, verändert das Ergebnis der Leistungsermittlung erheblich. Wer Pauschalwerte aus dem Internet in eine Ausschreibung übernimmt, riskiert entweder überlastete Reinigungskräfte oder nachträgliche Preisgespräche.

Qualität prüfen: Begehungen, Protokolle, Reaktionszeiten

Qualität entsteht nicht durch Vertrauen, sondern durch eine feste Routine in der Objektbetreuung. Bewährt hat sich ein kurzer, wiederholbarer Ablauf, den die Verwaltung gemeinsam mit dem Dienstleister lebt:

• Regelmäßige Begehung mit Checkliste je Raumgruppe, vom Sanitär bis zum Eingangsbereich
• Begehungsprotokoll mit Datum, festgestellten Mängeln und vereinbarten Fristen
• Beanstandungen über eine feste Ansprechperson melden, nicht über wechselnde Kontakte
• Vereinbarte Reaktionszeit je Mängelklasse, etwa sofort bei Gefahren, sonst innerhalb der nächsten Reinigung
• Erneute Kontrolle der nachgebesserten Flächen und Dokumentation des Abschlusses

Als fachlicher Rahmen dafür dient die DIN EN 13549. Sie legt Grundanforderungen und Empfehlungen für Qualitätsmesssysteme in Reinigungsdienstleistungen fest und macht Reinigungsqualität damit messbar statt subjektiv: Bewertet wird anhand definierter Indikatoren wie Staubfreiheit, streifenfreier Oberflächen und hygienischer Sauberkeit im Sanitärbereich, und die Norm unterscheidet zwischen der Prozessqualität der Durchführung und der sichtbaren Ergebnisqualität. Für die Verwaltung heißt das konkret: Wer die Indikatoren im Vertrag festlegt, kann Qualität bei Begehungen objektiv feststellen, statt über Eindrücke zu streiten.

Eine Einschränkung darf nicht fehlen: Normen wie die DIN EN 13549 sind von sich aus nicht gesetzlich vorgeschrieben. Verbindlich werden sie erst, wenn der Vertrag sie als Maßstab vereinbart. Die Verwaltung sollte also nicht nur auf die Norm verweisen, sondern ihre Prüfkriterien, Stichproben und Reaktionszeiten direkt im Vertrag festhalten. Dienstleister, die mit festen Reinigungskräften und dokumentierten Qualitätskontrollen arbeiten, machen diese Kontrolle im Alltag deutlich einfacher.

Beauftragen, übergeben und laufend steuern

Vom Verzeichnis zum Vertrag: Die Objekt- und Leistungsbeschreibung ist die Basis vergleichbarer Angebote. Sie enthält die Flächenaufstellung, die Positionen mit Intervallen und Ausführungsart, die Regelung zum Verbrauchsmaterial und die Ausschlüsse. Bei der Vergabe lohnt es sich, Qualität als zentrales Kriterium neben dem Preis zu gewichten und auf eine ausgewogene Kombination von Preis- und Qualitätskriterien zu achten. Der billigste Bieter ist selten der günstigste, wenn Mängel, Nachforderungen und Wechselkosten eingerechnet werden.

• Objektbegehung mit dem neuen Dienstleister vor Vertragsbeginn, inklusive Zugängen, Entsorgungsstellen und Besonderheiten
• Einweisung der Reinigungskraft durch die Verwaltung oder den Dienstleister: Raumgruppen, sensible Bereiche, Ansprechperson
• Vereinbarung fester Reinigungskräfte und Reinigungszeiten außerhalb der Kernarbeitszeiten, damit der Betrieb ungestört bleibt
• Bei einem Anbieterwechsel: lückenlose Übergabe von Schlüsseln, Dokumentation und offenen Mängeln, idealerweise mit gemeinsamer Abschlussbegehung

Zur laufenden Steuerung gehören die Begehungen und Protokolle aus dem vorigen Abschnitt ebenso wie die Bereitschaft, Intervalle anzupassen, wenn sich die Nutzung ändert. Eine planbare Unterhaltsreinigung mit dokumentierten Leistungen und regelmäßigen Qualitätskontrollen ist dabei der Standard, den auch SVEAG für Büro- und Gewerbeflächen in allen 16 Bundesländern umsetzt.

Zum Schluss die Einordnung in die übrige Objektbetreuung: Die Büroreinigung steht nicht für sich, sondern greift auf dasselbe Verzeichnis zu wie die angrenzenden Leistungen. Im Winter übernimmt ein professioneller Winterdienst die Räum- und Streupflicht für Verkehrsflächen und schützt so die Reinigungsergebnisse im Eingangsbereich vor Schmutz- und Streuguteintrag. Im Sommer hält die Grünpflege Außenanlagen und Zugänge in Ordnung, sodass weniger Erde und Laub ins Gebäude getragen wird. Wer beide Leistungen an dasselbe Leistungsverzeichnis anknüpft und denselben Qualitätsrhythmus anwendet, hat als Verwaltung einen Ansprechpartner, ein Dokumentationsniveau und ein Objekt, das ganzjährig gepflegt aussieht. Einen Überblick über das gesamte Leistungsspektrum von Reinigung über Wartung bis Winterdienst gibt die Leistungsübersicht von SVEAG.

Verfügbar an allen SVEAG-Servicestandorten

Mehr zu unserer Leistung Büroreinigung im Verwaltungsobjekt organisieren finden Sie auf unserer Leistungsseite Büroreinigung im Verwaltungsobjekt organisieren.

SVEAG ist deutschlandweit an 76 Servicestandorten in allen 16 Bundesländern für Sie vor Ort. Ein Auszug unserer Servicestandorte (verfügbar an allen 76):

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Häufige Fragen

Was gehört in ein Leistungsverzeichnis für die Büroreinigung?

Eine Aufstellung der Flächen nach Raumgruppen (Büro, Besprechungsraum, Sanitär, Teeküche, Verkehrsflächen) mit Tätigkeit, Intervall und Ausführungsart je Position. Zusätzlich geregelt werden sollten: wer Verbrauchsmaterial stellt, welche Ausschlüsse gelten (z. B. Bürotechnik) und wie Zusatzleistungen behandelt werden. Ein Blick in ein veröffentlichtes Muster hilft beim ersten Entwurf.

Wie oft sollten Büros in einem Verwaltungsobjekt gereinigt werden?

Die Häufigkeit richtet sich nach Nutzung, Frequentierung und Jahreszeit, nicht nach einer Faustregel. Für das eigene Objekt sollte der Turnus nach einer Begehung festgelegt und nach den ersten Monaten angepasst werden; die konkreten Orientierungswerte der DIN 77400 stehen im Abschnitt zu den Reinigungsintervallen.

Gilt die DIN 77400 auch für Bürogebäude?

Nein. Die DIN 77400 gilt für Schulgebäude und zugehörige Sporteinrichtungen, nicht für Büroobjekte; sie kann aber als Orientierung für Intervalle und Leistungsbeschreibung herangezogen werden. Für messbare Qualität von Reinigungsleistungen ist die DIN EN 13549 der passendere Rahmen; Normen werden erst durch Vertrag verbindlich.

Wer trägt die Reinigungskosten in einer WEG?

Maßgeblich ist die Abgrenzung von Gemeinschafts- und Sondereigentum. Gemeinschaftseigentum ist gemäß § 1 Abs. 5 WEG alles, was nicht im Sondereigentum oder im Eigentum eines Dritten steht, etwa Treppenhaus, Aufzug und Verkehrsflächen; deren Reinigung läuft über die Gemeinschaft. Das Sondereigentum hat der einzelne Eigentümer nach § 14 WEG selbst instand zu halten. Für die räumliche Abgrenzung kommt es laut § 7 Abs. 3, 4 Nr. 1 WEG allein auf die Teilungserklärung mit Aufteilungsplan an; im Zweifel ist anwaltlicher Rat sinnvoll.

Was sind Reinigungszeiten und woraus setzen sie sich zusammen?

Zur Reinigungszeit gehört mehr als die Arbeit an der Fläche: Organisationszeiten wie Rüstzeit (Vorbereitung und Nachbereitung), Wegzeit innerhalb des Objekts und Stehzeiten sind gesondert auszuweisen und nicht in den Quadratmeterleistungen enthalten. Anhaltspunkte für Flächenleistungen liefert die ÖNORM D 2050 aus Österreich; die konkreten Werte für Büroflächen stehen in der Tabelle im Abschnitt zu den Reinigungszeiten.

Wie kontrolliere ich die Qualität der Büroreinigung?

Voraussetzung ist, dass die Leistung schriftlich vereinbart ist. Dann genügen regelmäßige Begehungen mit einer Checkliste je Raumgruppe, ein Begehungsprotokoll mit Datum und festgestellten Mängeln sowie eine feste Ansprechperson beim Dienstleister, an die Beanstandungen gehen und die innerhalb einer vereinbarten Reaktionszeit nachbessert. Die DIN EN 13549 bietet einen Rahmen, um Reinigungsqualität messbar zu machen und optische von hygienischen Defiziten zu unterscheiden.

Worauf sollte ich bei der Ausschreibung von Reinigungsleistungen achten?

Auf eine klare Objekt- und Leistungsbeschreibung: Nur wenn Flächen, Tätigkeiten und Intervalle eindeutig definiert sind, sind Angebote vergleichbar. Der Bundesinnungsverband der Gebäudedienstleister empfiehlt, Qualität neben dem Preis als Vergabekriterium zu setzen, und weist darauf hin, dass Leistungskennziffern stets objektbezogen erhoben werden müssen, weil schon kleine Änderungen am Leistungsverzeichnis das Ergebnis der Leistungsermittlung verändern.

Ist die DIN EN 13549 für die Büroreinigung verpflichtend?

Nein, als Vertragsbestandteil ist die Norm nicht gesetzlich vorgeschrieben. Wer sie nutzen will, sollte ihre Prüfkriterien, Stichproben und Reaktionszeiten direkt im Vertrag festhalten, damit die Messung im Streitfall auch durchsetzbar ist.