Gebäudereinigung in der Betriebskostenabrechnung

Was umlagefähig ist und was nicht

Was regelt Paragraf 2 Nummer 9 BetrKV zur Gebäudereinigung?

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) bildet für Wohnungsgesellschaften, Kommunen und gewerbliche Eigentümer die rechtliche Grundlage für die Weiterleitung laufender Bewirtschaftungskosten an die Mieterschaft. In Paragraf 2 Nummer 9 BetrKV sind die Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung als eigene Betriebskostenart benannt, wobei das Gesetz die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile ausdrücklich aufführt. Für professionelle Hausverwaltungen stellt diese Vorschrift den zentralen Prüfungsmaßstab dar, um Abrechnungen rechtssicher zu gestalten und formelle Fehler bei der Umlage zu vermeiden.

Der Gesetzgeber grenzt umlagefähige Reinigungskosten streng auf gemeinsam genutzte Gebäudeteile ein. Das Gesetz nennt dazu Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen sowie den Fahrkorb des Aufzugs. Umlagefähig sind dabei sowohl die Personalkosten für Reinigungsverträge als auch die benötigten Sachmittel wie Reinigungs- und Pflegemittel. Kosten für die Säuberung von Flächen, die ausschließlich von einzelnen Mietparteien privat genutzt werden, bleiben von dieser Umlage ausgeschlossen.

Eine zuverlässige Treppenhausreinigung setzt voraus, dass Verwaltungsbetriebe die im Mietvertrag vereinbarten Grundlagen exakt einhalten. Fehlt eine vertragliche Vereinbarung zur Umlegung der Hausreinigung, verbleiben die Kosten vollumfänglich beim Eigentümer.

• Laufende Personalkosten für eingesetztes Reinigungspersonal oder Fremddienstleister
• Erforderliche Sachkosten für Reinigungsmittel, Pflegemittel und Arbeitsgeräte
• Säuberung aller gemeinschaftlich genutzten Innenbereiche wie Treppenhäuser, Flure und Keller
• Regelmäßige Glasreinigung von Fenstern und Verglasungen in Gemeinschaftsflächen

SVEAG erbringt diese Leistung bundesweit als Gebäudereinigung – mit dokumentierter Ausführung, festem Ansprechpartner und einheitlichem Standard über alle Standorte.

Wirtschaftlichkeitsgebot: Wie oft darf gereinigt werden?

Das mietrechtliche Wirtschaftlichkeitsgebot gemäß Paragraf 556 Absatz 3 BGB verpflichtet Vermieter und Verwalter dazu, bei allen Maßnahmen zur Objektbetreuung ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis zu wahren. Bei der Gebäudereinigung betrifft dies vor allem den Reinigungsturnus und die Wahl der Dienstleister. Überhöhte Reinigungsintervalle können von Mietern erfolgreich angefochten werden: Das Amtsgericht Regensburg stufte eine zweimal wöchentliche Flurreinigung durch eine Firma als übertrieben und nicht mehr wirtschaftlich ein.

Die Rechtsprechung sieht in normalen Wohnimmobilien in der Regel eine wöchentliche Treppenhausreinigung durch ein professionelles Unternehmen als ausreichend und wirtschaftlich an. So entschied das Amtsgericht Regensburg (Az. 11 C 3715/03), dass die Reinigung des Treppenhauses in einem Mehrfamilienhaus durch eine Reinigungsfirma regelmäßig nur einmal pro Woche erforderlich ist. Eine Steigerung der Reinigungsfrequenz ist nur bei besonderen Umständen begründbar, etwa bei stark frequentierten Mischobjekten oder während intensiv genutzter Umbauphasen.

Zur Vermeidung unverhältnismäßiger Kosten sollten Hausverwaltungen den Pflegebedarf objektbezogen analysieren und in Leistungsverzeichnissen präzise definieren. Dadurch wird sichergestellt, dass weder unnötige Reinigungsdurchgänge bezahlt werden noch der Werterhalt der Immobilie vernachlässigt wird.

Treppenhausreinigung vs. Außenanlagenpflege

In der Praxis von Hausverwaltungen kommt es häufig zu Überschneidungen zwischen der Innenreinigung eines Gebäudes und den Arbeiten im Außenbereich. Für eine rechtssichere Abrechnung ist eine strikte Trennung zwingend erforderlich, da die Betriebskostenverordnung für Gebäudereinigung, Gartenpflege und Straßenreinigung jeweils eigene Kostenarten vorsieht.

Während die klassische Reinigung von Treppenhäusern, Aufzugskabinen und Fluren unter Paragraf 2 Nummer 9 BetrKV fällt, gehören Arbeiten wie Rasenmähen, Heckenschnitt oder die Säuberung von Fahrwegen zur Position Grundreinigung beziehungsweise zur Grünpflege und Außenanlagen nach Paragraf 2 Nummer 10 BetrKV. Ebenso ist der Winterdienst unter Nummer 8 separat zu erfassen, um unzulässige Doppelberechnungen in den Abrechnungen der Mieter zu verhindern.

Eine saubere buchhalterische Zuordnung schützt Immobilienverwalter vor formellen Widersprüchen. Rechnungen von Dienstleistern müssen daher die erbrachten Leistungen nach Innenbereich, Außenbereich und Sonderaufgaben übersichtlich aufschlüsseln.

• Paragraf 2 Nummer 9 BetrKV: Säuberung von Treppenhaus, Etagenfluren, Waschküchen und Aufzugskabinen
• Paragraf 2 Nummer 10 BetrKV: Pflege von Grünanlagen, Gehölzschnitt, Unkrautentfernung und Hofreinigung
• Paragraf 2 Nummer 8 BetrKV: Räum- und Streudienst sowie Schnee- und Eisbeseitigung im Winter
• Buchhalterische Anforderung: Separate Ausweisung der Positionen auf den Dienstleisterrechnungen

Einmalige Sonderreinigungen und Graffitientfernung

Ein grundlegendes Prinzip der Betriebskostenabrechnung ist die Periodizität: Betriebskosten sind nach Paragraf 1 Absatz 1 BetrKV nur die Kosten, die dem Eigentümer durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen, weshalb ausschließlich regelmäßig wiederkehrende Aufwendungen umgelegt werden dürfen. Einmalige Sonderausgaben, wie die Beseitigung von Bauschmutz nach Instandsetzungsarbeiten oder Grundreinigungen nach Wasserschäden, stellen daher keine Betriebskosten dar.

Eine rechtlich anspruchsvolle Sonderrolle nimmt die Graffitientfernung ein. Einzelne, unregelmäßige Einsätze zur Beseitigung von Schmierereien gelten als Instandhaltungsmaßnahmen des Eigentümers. Fällt die Entfernung von Verunreinigungen an einer stark gefährdeten Fassade jedoch turnusmäßig an, können diese Aufwendungen nach der Rechtsprechung als sonstige Betriebskosten gemäß Paragraf 2 Nummer 17 BetrKV umlagefähig sein, so das Amtsgericht Berlin-Neukölln mit Urteil vom 1. März 2017 (Az. 6 C 54/16).

Verwalter müssen bei der Rechnungsprüfung darauf achten, dass solche Sonderleistungen nicht fälschlicherweise in der allgemeinen Unterhaltsreinigung verbucht werden. Eine transparente Trennung vermeidet langwierige Auseinandersetzungen mit Prüfern oder Mietervereinen.

• Bauschmutzbeseitigung: Nicht umlagefähig, zählt zu den Baukosten beziehungsweise Instandsetzungskosten
• Einmalige Grundreinigung: Grundsätzlich Vermietersache, sofern nicht vertraglich anders vereinbart
• Turnusmäßige Graffitientfernung: Unter bestimmten Voraussetzungen als sonstige Betriebskosten gemäß Paragraf 2 Nummer 17 BetrKV umlegbar
• Laufende Fassadenreinigung: Nur bei vertraglicher Vereinbarung und regelmäßiger Wiederkehr umlagefähig

Abgrenzung zu Verwaltungskosten und Instandsetzung

Bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung ist die klare Abgrenzung zu Verwaltungskosten und Instandsetzungsmaßnahmen von zentraler Bedeutung. Fehlerhafte Zuordnungen gehören zu den häufigsten Gründen für Beanstandungen durch Mieterverbände und Gerichte.

Ein typischer Fehler liegt in der Umlage von Reinigungskosten für Räumlichkeiten, die ausschließlich der Verwaltung oder dem Vermieter dienen. Die Säuberung eines Hausmeisterbüros oder von Verwaltungsräumen gehört ausnahmslos zu den nicht umlagefähigen Verwaltungskosten. Ebenso stellen umfangreiche Fassaden- oder Dachrinnenreinigungen in der Regel Instandhaltungsmaßnahmen dar, es sei denn, sie wurden als regelmäßig wiederkehrende Leistung unter den sonstigen Betriebskosten im Mietvertrag konkret vereinbart (BGH, Urteil vom 7. April 2004, Az. VIII ZR 167/03).

Immobilienverwalter sollten Buchhaltungsprozesse so aufsetzen, dass reinigungstechnische Aufwendungen vor der Abrechnungssynthase kategorisiert werden.

Kosten für Personal und externe Dienstleister

Bei der Abrechnung von Reinigungskosten stehen Hausverwaltungen zwei Wege offen: der Einsatz eigenen Personals oder die Vergabe an externe Dienstleister. Werden eigene Mitarbeiter beschäftigt, dürfen Lohnkosten, Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung und Beiträge zur Berufsgenossenschaft in die Betriebskosten eingerechnet werden. Der administrative Aufwand für Lohnbuchhaltung und Vertretungsorganisation verbleibt jedoch bei der Verwaltung.

Die Beauftragung einer spezialisierten Gebäudereinigungsfirma bietet dagegen deutliche Vorteile hinsichtlich Transparenz und Abrechnungssicherheit. Dienstleister wie SVEAG stellen für die Gewerbereinigung und Wohnraumreinigung klare, aufgeschlüsselte Rechnungen bereit, die von Prüfern problemlos nachvollzogen werden können. Im bundesweiten Durchschnitt bewegen sich die Richtwerte für die laufende Gebäudereinigung im Rahmen von etwa 0,15 bis 0,20 Euro pro Quadratmeter und Monat.

Durch professionelle Partner profitieren Verwalter von klar kalkulierbaren Budgets, Ausfallsicherheit bei Krankheitsfällen sowie einer fachgerechten Ausführung gemäß modernen Umwelt- und Hygienestandards.

• Transparente Rechnungsstellung mit Ausweis von Arbeitslohn und Sachmitteln
• Verlässliche Budgetierung ohne Risiko von Personalausfällen oder Vertretungskosten
• Einhaltung qualitätsgesicherter Leistungsverzeichnisse und Reinigungsstandards
• Durchschnittliche Richtwerte im Bereich von 0,15 bis 0,20 Euro pro Quadratmeter und Monat

Korrekte Darstellung in der Betriebskostenabrechnung

Für die formelle Wirksamkeit einer Betriebskostenabrechnung verlangt der Gesetzgeber eine nachvollziehbare und geordnete Zusammenstellung aller Einnahmen und Ausgaben; die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Hausverwaltungen müssen den Gesamtkostenblock der Gebäudereinigung benennen, den angewendeten Verteilerschlüssel erläutern und den errechneten Anteil der jeweiligen Mietpartei transparent ausweisen.

Als Standard-Verteilerschlüssel gilt nach Paragraf 556a BGB das Verhältnis der Wohnfläche, sofern im Mietvertrag kein abweichender Maßstab wie etwa Miteigentumsanteile oder Personenzahl vereinbart wurde. Ein fehlerhafter Verteilerschlüssel oder unvollständige Belegangaben führen dazu, dass Nachforderungen formell unwirksam werden oder Zahlungen von Mietern zurückgehalten werden können.

SVEAG unterstützt Hausverwaltungen, Wohnungsgenossenschaften und gewerbliche Immobilieneigentümer mit maßgeschneiderten Dienstleistungskonzepten in den Bereichen Gebäudereinigung, Hausmeisterservice, Wartungsservice und Winterdienst. Mit rechtssicheren Rechnungsdaten und verlässlicher Qualität sorgt SVEAG für eine reibungslose Bewirtschaftung Ihrer Immobilienportfolios.

• Gesamtkostenaufstellung: Klar abgegrenzte Ausweisung der Reinigungskosten
• Verteilerschlüssel: Regelmäßige Anwendung des Wohnflächenmaßstabs gemäß Paragraf 556a BGB
• Belegtransparenz: Bereitstellung von Einzelrechnungen und Zahlungsnachweisen für Einsichtsrechte
• Rechtssicherheit: Vermeidung formeller Fehler zur Sicherung aller Nachforderungsansprüche

Gebäudereinigung – deutschlandweit in allen 16 Bundesländern

SVEAG übernimmt die Gebäudereinigung als Gebäudereinigung für Hausverwaltungen, Wohnungsgenossenschaften und Eigentümer deutschlandweit an 76 Servicestandorten in allen 16 Bundesländern – von Flensburg bis zur Zugspitze.

Weiterführender Artikel: Bauschlussreinigung: Ablauf, Abgrenzung und Abnahme

Häufige Fragen

Welche Kosten der Gebäudereinigung sind nach BetrKV umlagefähig?

Gemäß Paragraf 2 Nummer 9 der Betriebskostenverordnung sind die laufenden Kosten für die Reinigung gemeinsam genutzter Gebäudeteile umlagefähig. Dazu gehören Treppenhäuser, Flure, Fahrstühle und Waschküchen. Ebenfalls umlegbar sind die Ausgaben für Personal, externe Dienstleister und benötigte Reinigungsmittel.

Darf die Beseitigung von Graffiti als Betriebskosten abgerechnet werden?

Grundsätzlich zählen einmalige Sonderreinigungen nicht zu den laufenden Betriebskosten. Wenn ein Gebäude jedoch so häufig von Farbschmierereien betroffen ist, dass eine regelmäßige Entfernung notwendig wird und der Verursacher unbekannt bleibt, kann die Graffitientfernung laut aktueller Rechtsprechung ausnahmsweise umlagefähig sein.

Wie oft darf das Treppenhaus auf Mieterkosten gereinigt werden?

Vermieter und Hausverwaltungen müssen das Wirtschaftlichkeitsgebot beachten. Eine wöchentliche Reinigung der Flure in großen Wohnanlagen reicht laut Rechtsprechung völlig aus, um den Sauberkeitsanspruch zu erfüllen und die Kosten für die Mieter verhältnismäßig gering zu halten.

Sind die Kosten für eine Fassadenreinigung umlagefähig?

Nein, die Reinigung einer Gebäudefassade zählt rechtlich zu den Instandhaltungskosten und dient der Werterhaltung der Immobilie. Sie darf daher nicht unter der Position Gebäudereinigung in der Betriebskostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden.

Was passiert, wenn Verwaltungskosten unter Gebäudereinigung abgerechnet werden?

Verwaltungskosten, wie die Reinigung des Hausmeisterbüros, sind gesetzlich nicht umlagefähig. Wenn diese Ausgaben dennoch in der Nebenkostenabrechnung auftauchen, ist die Abrechnung an dieser Stelle materiell fehlerhaft, was zu Kürzungsrechten und Rückzahlungsansprüchen der Mieter führt.

Gehört die Pflege der Außenanlagen zur Gebäudereinigung?

Die Reinigung und Pflege von Außenanlagen, zu der auch die Grünpflege gehört, ist eine separate Position innerhalb der Betriebskostenverordnung. Sie muss strikt von der inneren Gebäudereinigung getrennt abgerechnet werden, um formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung zu vermeiden.