DIN 66399: Sichere Aktenvernichtung für Hausverwaltungen
Sichere Aktenvernichtung für Hausverwaltungen
Hausverwaltungen verarbeiten täglich sensible Daten. Ein handelsüblicher Aktenvernichter reicht für Mietverträge und Personalakten nach DIN 66399 oft nicht aus. Erfahren Sie, welche Schutzklassen gelten und wie Sie die Entsorgung datenschutzkonform gestalten.Die rechtliche Grundlage: DIN 66399 und DSGVO
In der täglichen Praxis verwalten Hausverwaltungen und Immobilienunternehmen eine Vielzahl personenbezogener und vertraulicher Unterlagen. Ob Bonitätsprüfungen von Mietinteressenten, Gehaltsnachweise, Mietverträge oder detaillierte Abrechnungen: Die Menge an schutzbedürftigen Informationen ist beträchtlich. Wenn solche Dokumente das Ende ihrer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist erreichen oder der Verarbeitungszweck entfällt, verlangt das Datenschutzrecht eine unwiederbringliche Löschung.
Gemäß Art. 4 Nr. 2 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt bereits das Vernichten oder Vernichtenlassen von Daten einen eigenständigen Verarbeitungsvorgang dar. Unternehmen sind nach Art. 32 Abs. 1 DSGVO dazu verpflichtet, unter Berücksichtigung des Stands der Technik geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zu treffen, um ein dem jeweiligen Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.
Für die praktische Umsetzung dieser Anforderungen galt im deutschsprachigen Raum über Jahre hinweg die Norm DIN 66399 („Büro- und Datentechnik - Vernichten von Datenträgern“). Im Jahr 2023 wurde die nationale DIN 66399 offiziell zurückgezogen und vollständig in die internationale Norm ISO/IEC 21964 überführt. Obwohl die DIN-Fassung formal abgelöst wurde, bildet ihre bewährte Struktur aus Schutzklassen und Sicherheitsstufen weiterhin die anerkannte Referenz für den Stand der Technik bei der Akten- und Datenträgervernichtung.
- Art. 4 Nr. 2 DSGVO: Vernichtung und Löschung gelten rechtlich als Datenverarbeitung.
- Art. 32 DSGVO: Pflicht zur Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen nach aktuellem Stand der Technik.
- ISO/IEC 21964 (ehemals DIN 66399): Internationaler Standard zur Definition von Materialklassen, Schutzklassen und Sicherheitsstufen.
Die drei Schutzklassen der Datenträgervernichtung
Das Fundament der DIN 66399 bzw. ISO/IEC 21964 ist die Definition des Schutzbedarfs. Bevor ein Vernichtungsverfahren festgelegt oder ein Schredder ausgewählt wird, müssen Verwaltungen feststellen, welche Schadensauswirkungen eine unbefugte Veröffentlichung der Daten für die betroffenen Personen oder das Unternehmen nach sich ziehen würde.
Die Norm unterscheidet hierbei drei Schutzklassen, die als Orientierung für alle nachfolgenden Sicherheitsanforderungen dienen:
| Schutzklasse | Schutzbedarf und geforderte Sicherheitsstufen (Papier) | Definition der Schadensauswirkung | Typische Dokumentenarten |
|---|---|---|---|
| Schutzklasse 1 | Normaler Schutzbedarf: Stufen P-1 bis P-3, also Streifen bis 12 mm Breite bzw. Partikel bis 320 mm² | Ein unberechtigter Zugriff kann die Betroffenen in ihrer gesellschaftlichen Stellung oder in wirtschaftlichen Verhältnissen beeinträchtigen. Der Schaden bleibt überschaubar und ist durch eigene Aktivitäten heilbar. | Kataloge und Prospekte sowie allgemeine interne Arbeitsanweisungen, Reiserichtlinien und Formulare. |
| Schutzklasse 2 | Hoher Schutzbedarf: Stufen P-3 bis P-5, in der Praxis mindestens P-4 mit maximal 160 mm² Partikelgröße | Eine Offenlegung kann betroffene Personen in ihrer gesellschaftlichen Stellung oder ihren wirtschaftlichen Verhältnissen erheblich beeinträchtigen und zu beträchtlichen Reputationsschäden führen. | Angebote und Bestellungen mit Adressdaten sowie Personaldaten, Arbeitsverträge, Bilanzen und Steuerunterlagen. |
| Schutzklasse 3 | Sehr hoher Schutzbedarf: Stufen P-5 bis P-7, also Partikel von maximal 30 mm² bis 5 mm² | Eine Offenlegung führt zu existenziell bedrohlichen oder katastrophalen Schäden, einschließlich Gefahren für persönliche Freiheit, Leib oder Leben. | Medizinische Berichte, Konstruktionspläne und Strategiepapiere sowie Forschungs- und Entwicklungsunterlagen. |
Für Hausverwaltungen ist diese Unterscheidung handlungsleitend: Nahezu der gesamte operative Schriftverkehr rund um Mietverhältnisse und Liegenschaften fällt unter Schutzklasse 2, da die Unterlagen vertrauliche Personendaten und Finanzinformationen beinhalten.
Einstufung von Mietunterlagen und Personalakten
Im Tagesgeschäft von Hausverwaltungen entsteht eine Vielzahl von Dokumenten, die systematisch bewertet werden müssen. Eine pauschale Einstufung als unkritisches Altpapier birgt erhebliche Datenschutzrisiken, da im Falle einer unberechtigten Offenlegung Meldepflichten nach Art. 33 DSGVO greifen können.
Mietverträge enthalten Namen, Geburtsdaten, Bankverbindungen und Unterschriften. Noch sensibler sind Unterlagen aus dem Bewerbungsprozess: Mieterselbstauskünfte, Einkommensbescheinigungen, Schufa-Bonitätsauskünfte sowie Kontoauszüge. Gelangen solche Dokumente unbefugt an Dritte, können Identitätsdiebstahl oder wirtschaftliche Nachteile für die Betroffenen die unmittelbare Folge sein. Aus diesem Grund sind Mietakten der Schutzklasse 2 zuzuordnen, die den hohen Schutzbedarf vertraulicher Daten abdeckt und für die bei Papier unter anderem die Stufe P-4 mit Personaldaten und Arbeitsverträgen als typischen Dokumentenarten vorgesehen ist.
Gleiches gilt in noch strengerem Maß für die Personalakten der eigenen Belegschaft, beispielsweise von Objektbetreuern, Handwerkern oder kaufmännischen Mitarbeitern. Enthalten diese Akten sensible Zusatzinformationen wie Lohnpfändungen, Schwerbehindertennachweise oder Krankmeldungen, berühren sie besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Die Sicherheitsstufe P-5 mit einer Partikelgröße von maximal 30 mm² ist ausdrücklich für geheim zu haltende Informationen wie medizinische Berichte vorgesehen.
- Mietverträge und Nachträge: Schutzklasse 2 (hohe Vertraulichkeit von Vertrags- und Kontaktdaten)
- Mieterselbstauskünfte und Schufa-Auskünfte: Schutzklasse 2 (sensible Bonitäts- und Einkommensdaten)
- Kautions- und Betriebskostenabrechnungen: Schutzklasse 2 (Bankverbindungen und Zahlungsdaten)
- Mitarbeiter-Personalakten: Schutzklasse 2 (bei medizinischen Nachweisen oder Pfändungen Schutzklasse 3)
- Allgemeine Aushänge und Hausordnungen ohne Namensnennung: Schutzklasse 1 (normaler Schutzbedarf)
Bei der Archivierung in feuchten Kellern oder Archivräumen muss zudem sichergestellt werden, dass Akten bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen lesbar bleiben, bevor sie anschließend geordnet vernichtet werden.
Sicherheitsstufen der Materialklasse P für Papier
Die DIN 66399 und ISO/IEC 21964 unterteilen Datenträger in sechs Materialklassen, wobei der Buchstabe P für Papierdokumente und Druckformen in Originalgröße steht. Innerhalb der Materialklasse P existieren sieben aufeinander aufbauende Sicherheitsstufen von P-1 bis P-7.
Für die in Hausverwaltungen dominierende Schutzklasse 2 verlangt die Norm in der Praxis mindestens die Sicherheitsstufe P-4. Während bei den Stufen P-1 und P-2 noch ein Längsschnitt (Streifenschnitt) mit Streifenbreiten von 12 mm bzw. 6 mm zulässig ist, erzwingt die Stufe P-4 einen Partikelschnitt (Kreuzschnitt) mit einer maximalen Partikelgröße von 160 mm².
| Sicherheitsstufe | Maximale Partikelgröße | Zulässige Streifenbreite | Typische Schnittart | Geeignet für Schutzklasse |
|---|---|---|---|---|
| P-1 | ≤ 2.000 mm² | ≤ 12 mm | Streifenschnitt | Schutzklasse 1 (allgemeines Schriftgut wie Kataloge und Prospekte) |
| P-2 | ≤ 800 mm² | ≤ 6 mm | Streifenschnitt | Schutzklasse 1 (interne Dokumente) |
| P-3 | ≤ 320 mm² | ≤ 2 mm | Partikel- / Streifenschnitt | Schutzklasse 1 bis 2 (Untergrenze) |
| P-4 | ≤ 160 mm² | kein Streifenschnitt zulässig | Partikelschnitt (Kreuzschnitt) | Schutzklasse 2 (Standard für DSGVO-Daten) |
| P-5 | ≤ 30 mm² | kein Streifenschnitt zulässig | Mikro-Partikelschnitt | Schutzklasse 2 bis 3 (besonders sensible Daten) |
| P-6 | ≤ 10 mm² | kein Streifenschnitt zulässig | Feinst-Partikelschnitt | Schutzklasse 3 (Geheimunterlagen) |
| P-7 | ≤ 5 mm² | kein Streifenschnitt zulässig | Nanopartikel | Schutzklasse 3 (höchste Geheimhaltung) |
Bei einer Partikelgröße von maximal 160 mm² wird ein standardmäßiges DIN-A4-Blatt in mehrere hundert Einzelteile zerschnitten. Eine Wiederherstellung der Dokumente ist dadurch nur noch mit erheblichem technischem, personellem und zeitlichem Aufwand möglich, was den Vorgaben von Art. 32 DSGVO entspricht.
Warum der Standard-Aktenvernichter im Büro oft nicht genügt
In vielen Hausverwaltungsbüros stehen kompakte Schreibtisch-Aktenvernichter, die vor Jahren angeschafft wurden. Häufig arbeiten diese Geräte jedoch im einfachen Streifenschnitt und erzeugen Papierstreifen von bis zu 12 mm Breite, was lediglich der Sicherheitsstufe P-1 entspricht; erst bei maximal 6 mm Streifenbreite ist die Stufe P-2 erreicht.
Solche breiten Papierstreifen lassen sich mühelos per Hand oder mit Hilfe moderner Scan-Software innerhalb weniger Minuten wieder zusammensetzen. Werden vertrauliche Mietverträge, Schufa-Dokumente oder Personalunterlagen mit einem solchen Gerät entsorgt, liegt kein wirksamer Schutz vor. Ein solches Vorgehen erfüllt nicht die gesetzlichen Vorgaben an ein angemessenes Schutzniveau nach Art. 32 DSGVO.
- Geringe Sicherheitsstufe: Einfache Streifenschnitt-Geräte (P-1/P-2) genügen nicht den Vorgaben für personenbezogene Daten (mindestens P-4).
- Hohes Fehlerpotenzial: Bei manueller Bestückung werden Aktenordner aus Zeitmangel oft unvollständig geschreddert oder samt Büroklammern falsch zugeführt.
- Fehlende Protokollierung: Lokale Bürogeräte erzeugen keinen Revisionsnachweis darüber, wer welche Akten wann vernichtet hat.
- Überlastung und Zeitaufwand: Das zentimeterweise manuelle Einführen von Großakten bindet wertvolle Arbeitszeit des Verwaltungspersonals.
Digitale Datenträger: Festplatten sicher zerstören
Die Pflicht zur datenschutzkonformen Vernichtung beschränkt sich nicht auf Papier. In Immobilienverwaltungen fallen bei Hardware-Erneuerungen regelmäßig ausgemusterte Desktop-PCs, Server-Festplatten, Laptops, USB-Sticks und Backup-Bänder an. Auf diesen Medien befinden sich oft vollständige Mieterdatenbanken, Verträge und Bankdaten über Jahrzehnte hinweg.
Die ISO/IEC 21964 definiert für magnetische Festplatten die Materialklasse H. Um Daten der Schutzklasse 2 auf Festplatten normgerecht zu vernichten, ist mindestens die Sicherheitsstufe H-4 erforderlich, die für die Schutzklassen 2 bis 3 vorgesehen ist. Dies erfordert, dass der Datenträger mehrfach zerteilt und verformt wird und die verbleibenden Materialteilchen eine Fläche von höchstens 2.000 mm² aufweisen, sodass ein Auslesen der Magnetscheiben unmöglich wird.
- Materialklasse H (Magnetische Festplatten): Stufe H-4 verlangt ein mehrfaches Zerteilen und Verformen des Laufwerks, wobei die Materialteilchen höchstens 2.000 mm² groß sein dürfen.
- Materialklasse E (Elektronische Datenträger wie SSDs und USB-Sticks): Für Schutzklasse 2 ist die Stufe E-4 vorgesehen, bei der die Speicherchips auf eine Partikelgröße von maximal 30 mm² zerkleinert werden.
- Optische Medien wie CDs und DVDs: Auch sie werden nach der Norm mechanisch zerkleinert, sodass die Reflexionsschicht dauerhaft zerstört ist.
Ein bloßes Formatieren im Betriebssystem oder das einfache Überschreiben reicht nach der Norm nicht aus. Festplatten und SSDs müssen einer zertifizierten Schredderanlage zugeführt werden, um Datenwiederherstellungen durch Datenrettungstools auszuschließen.
Einbindung in das Gebäudemanagement und lückenlose Dokumentation
Um die Akten- und Datenträgervernichtung im Verwaltungsalltag praktikabel zu gestalten, empfiehlt sich die Aufstellung verschließbarer Sicherheitsbehälter (Datenschutztonnen) direkt in den Büroräumen oder Liegenschaften. Vertrauliche Unterlagen werden dort laufend eingeworfen und bleiben vor unbefugtem Zugriff geschützt, bis ein zertifizierter Entsorgungsdienst die Behälter austauscht.
Die praktische Koordination vor Ort lässt sich nahtlos in bestehende Facility-Management-Prozesse integrieren. So können laufende Aufgaben wie die Überwachung der Stellplätze, die regelmäßige Hauswartung oder die Koordination der Leerungszyklen durch den Hausmeisterservice und die Gebäudereinigung begleitet werden.
Ein zentraler Baustein jeder datenschutzkonformen Vernichtung ist das Vernichtungszertifikat nach ISO/IEC 21964. Die Aufsichtsbehörden empfehlen, die Vernichtung durch spezialisierte und nach der geltenden Norm zertifizierte Dienstleister durchführen zu lassen und den gesamten Prozess anschließend zu dokumentieren, einschließlich Datenträgertyp, Vernichtungsdatum, eingesetzter Methode und, soweit möglich, einem Zertifikat über die erfolgreiche Zerstörung. In der Praxis decken Anbieter den gesamten Ablauf ab, von der Einstufung des Schutzbedarfs über die Auswahl der geeigneten Sicherheitsstufe und die Abholung in versiegelten Sicherheitsbehältern bis zum Vernichtungsnachweis. Das Dokument bestätigt Menge, Datum, Materialklasse und die erzielte Sicherheitsstufe (z. B. P-4 für Papier oder H-4 für Festplatten). Bei internen Prüfungen oder behördlichen DSGVO-Audits dient es der Geschäftsführung als lückenloser Rechenschaftsnachweis gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO.
Als erfahrener Partner für Immobiliendienstleistungen unterstützt SVEAG Hausverwaltungen und Eigentümer bei der strukturierten Bewirtschaftung ihrer Liegenschaften. Ein abgestimmtes Gebäudemanagement stellt sicher, dass rechtliche Vorgaben, organisatorische Abläufe und operative Pflege Hand in Hand gehen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen DIN 66399 und ISO/IEC 21964?
Die deutsche Norm DIN 66399 wurde im Jahr 2023 offiziell zurückgezogen und durch den inhaltlich fast identischen internationalen Standard ISO/IEC 21964 abgelöst. Beide Normen regeln die gleichen Schutzklassen und Sicherheitsstufen bei der Datenträgervernichtung.
Welche Sicherheitsstufe gilt für Mietverträge und Personalakten?
Mietverträge und Bonitätsauskünfte enthalten vertrauliche Daten und fallen in die Schutzklasse 2. Für Papierdokumente (Materialklasse P) ist hierfür mindestens die Sicherheitsstufe P-4 vorgeschrieben, die eine maximale Partikelgröße von 160 mm² verlangt.
Reicht ein normaler Aktenvernichter für das Büro der Hausverwaltung aus?
Meistens nicht. Günstige Bürogeräte erreichen oft nur die Sicherheitsstufe P-1 oder P-2, was lediglich Streifenschnitte von bis zu 12 mm Breite bedeutet. Dies ist für sensible Mieterdaten unzulässig und stellt ein Risiko im Sinne der DSGVO dar.
Wie entsorge ich alte Festplatten aus der Hausverwaltung richtig?
Festplatten fallen unter die Materialklasse H (magnetische Datenträger). Für Daten der Schutzklasse 2 wird die Stufe H-4 empfohlen, bei der der Datenträger physisch zerstört und verformt werden muss. Die verbleibenden Partikel dürfen maximal 2000 mm² groß sein.
Darf der Hausmeisterservice die Aktenvernichtung übernehmen?
Ein Hausmeisterservice oder eine professionelle Gebäudereinigung kann den sicheren Transport von verschlossenen Sicherheitsbehältern im Haus koordinieren. Die eigentliche Vernichtung muss jedoch zertifiziert ablaufen und bedarf eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach DSGVO.