Aktenvernichtung nach DIN 66399

Aktenvernichtung nach DIN 66399 bei SVEAG: professionell, dokumentiert, in allen 16 Bundesländern verfügbar. Inhabergeführt, persönliche Betreuung.

So läuft es ab

  1. Schutzbedarf klären: Aus der Art der Unterlagen ergibt sich die nötige Sicherheitsstufe – Personalakten verlangen mehr als Werbeprospekte.
  2. Behälter stellen: Verschließbare Sammelbehälter kommen ins Haus, sodass Unterlagen bis zur Abholung gesichert sind.
  3. Abholen und vernichten: Abholung im vereinbarten Turnus oder auf Abruf, Vernichtung in der passenden Partikelgröße.
  4. Nachweis übergeben: Sie erhalten ein Vernichtungsprotokoll, das Sie Ihrem Verarbeitungsverzeichnis beilegen können.

Häufige Fragen

Warum reicht der Aktenvernichter im Büro nicht?

Weil er in aller Regel eine zu grobe Partikelgröße erzeugt und weil der Nachweis fehlt. Die DIN 66399 ordnet Unterlagen nach Schutzbedarf und legt dazu Sicherheitsstufen fest, die sich in der Größe der Schnittpartikel unterscheiden. Für Unterlagen mit personenbezogenen Daten ist der einfache Streifenschnitt zu wenig. Dazu kommt der praktische Punkt: Ein Bürogerät produziert keinen Beleg darüber, dass etwas vernichtet wurde.

Welche Sicherheitsstufe brauchen wir?

Das hängt vom Schutzbedarf ab. Die Norm unterscheidet drei Schutzklassen: interne Unterlagen mit normalem Bedarf, vertrauliche Daten mit hohem Bedarf und besonders schützenswerte Informationen. Personalakten, Mietverträge und Gesundheitsdaten liegen deutlich höher als allgemeine Korrespondenz. Wir klären das vor dem ersten Behälter und nicht hinterher, weil sich danach der gesamte Ablauf richtet.

Was ist mit der Aufbewahrungsfrist?

Die geht der Vernichtung immer vor. Handels- und steuerrechtliche Unterlagen unterliegen festen Fristen, und was aufzubewahren ist, darf nicht vernichtet werden. Umgekehrt verlangt der Datenschutz, personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Zweck entfallen ist. Beides zusammen ergibt ein Zeitfenster. Wir vernichten deshalb nur, was Sie freigegeben haben, und drängen nicht auf Menge.

Bekommen wir einen Nachweis?

Ja, und der ist der eigentliche Grund, den Weg über einen Dienstleister zu gehen. Sie erhalten ein Vernichtungsprotokoll mit Datum, Menge und Sicherheitsstufe. Das ist die Unterlage, die Sie brauchen, wenn eine Aufsichtsbehörde fragt, wie Sie mit ausgedienten Unterlagen umgehen, und die zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gehört.

Werden auch Datenträger vernichtet?

Ja. Festplatten, USB-Sticks, Backup-Bänder und optische Medien fallen ebenfalls unter die DIN 66399, allerdings mit eigenen Vorgaben je Materialart. Das schlichte Löschen einer Festplatte genügt für vertrauliche Daten nicht; die Norm sieht dafür die physische Zerstörung in definierter Partikelgröße vor. Elektroaltgeräte gehen anschließend in die getrennte Verwertung.

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